La traçabilité logistique se définit par la capacité de suivre les produits, matériaux et actifs tout au long des processus internes d’une entreprise. Ce mécanisme permet aux entreprises de surveiller le mouvement des biens, d’identifier les problèmes potentiels, de localiser chaque actif physique et de garantir que les produits sont livrés à temps et en bon état. Mais les avantages de la traçabilité ne s’arrêtent pas là. En effet, elle joue un rôle crucial dans la conformité réglementaire et l’optimisation des processus internes.
Conformité réglementaire et exigences gouvernementales
Pour se conformer aux réglementations et exigences gouvernementales, des traitements spécifiques doivent être appliqués et des preuves conservées dans le système pour être présentées aux autorités de contrôle ultérieurement. Cela implique de rappeler au personnel les échéances pour effectuer certaines procédures, envoyer les documents requis aux autorités et préparer des preuves de conformité à traiter et à enregistrer de manière sécurisée dans le système.
Une solution de traçabilité agit comme un assistant fiable qui rappelle au personnel les échéances à venir, récupère un historique complet de tout ce qui s’est passé concernant un actif physique, y compris sa localisation et son état actuel, et génère des rapports personnalisés pour avoir une vue claire de l’organisation dans son ensemble et analyser les activités sur une période donnée.
Transfert de connaissances aux nouveaux employés
L’une des difficultés au sein des organisations est la connaissance des processus qui reste chez le personnel le plus expérimenté. Le problème est qu’il faut du temps pour que les nouveaux employés assimilent les directives non écrites. Avoir une solution de traçabilité en place permet d’intégrer la logique dans la solution afin que les nouveaux employés reçoivent des informations suffisantes et opportunes sur les procédures à suivre. Le personnel sera également informé des changements temporaires dans le processus, comme par exemple, le stockage des actifs physiques dans une zone temporaire en raison de travaux de restructuration.
Sécurité des données et conformité au RGPD
Se conformer aux réglementations du RGPD, ainsi que conserver les documents, images et signatures en toute sécurité, garantit que les employés sont soutenus dans leurs activités quotidiennes et que les informations sont conservées de manière sûre et sécurisée dans le système. Recueillir des informations sur le mouvement des actifs physiques et les processus qu’ils ont subis offre également un moyen d’analyser les activités au sein d’une organisation sur une période, par exemple de 6 mois, de détecter les goulets d’étranglement et d’améliorer les processus internes de l’organisation.
Gestion du recyclage et de la destruction des actifs indésirables
L’un des principaux enjeux est la gestion du recyclage et de la destruction des actifs physiques indésirables. Il peut être nécessaire de générer des preuves spécifiques sur la manière dont ces actifs physiques ont été éliminés. Le personnel peut également avoir besoin de savoir où ces actifs sont situés, combien il y en a dans chaque emplacement et combien de temps ils ont pour disposer de ces actifs afin de se conformer aux réglementations du pays.
Visibilité et transparence
La traçabilité est essentielle en logistique car elle offre une vue claire et une transparence tout au long des processus d’une organisation. De plus, la traçabilité peut aider les entreprises à renforcer la confiance avec leurs clients en fournissant des informations précises et en temps réel sur l’état de leurs commandes et la manière dont elles gèrent les équipements et les matières premières.
Conclusion
En conclusion, la traçabilité ne se contente pas d’améliorer l’efficacité opérationnelle et la conformité réglementaire ; elle constitue également un atout majeur pour la gestion des actifs physiques, le transfert de connaissances des employés et la transparence organisationnelle. Adopter une solution de traçabilité permet aux entreprises de se positionner favorablement dans un environnement concurrentiel en constante évolution. Dans ce contexte, découvrez TrackInside, une solution clé en main de traçabilité, hautement personnalisable, qui vous permettra de suivre le flux des équipements et des mobiliers au sein de votre organisation. TrackInside accorde une priorité élevée à la sécurité des données, y compris en effectuant des contrôles réguliers pour détecter les vulnérabilités de sécurité, garantissant ainsi que les informations sensibles sont bien protégées. Cette solution intégrée répond parfaitement aux besoins des entreprises en quête d’une gestion efficace des actifs physiques pour maintenir un avantage compétitif dans le monde professionnel actuel.
