Dans le monde exigeant des centres de courriers (Mailroom), TrackInside se distingue comme la solution de premier choix pour les responsables. Conçue pour tout type d’organisation, ce logiciel de traçabilité interne est le plus fiable et flexible disponible sur le marché. Avec ses fonctionnalités avancées, TrackInside facilite grandement la gestion des colis et des livraisons, offrant un niveau de flexibilité et d’efficacité inégalé pour optimiser le suivi des objets sensibles.
GÉNÉRATION DES CODES DE SUIVI UNIQUES
TrackInside se démarque par sa capacité à générer des codes de suivi uniques pour les colis sans codes-barres, permettant une traçabilité complète. L’outil peut également détecter automatiquement les codes-barres des opérateurs postaux européens, facilitant ainsi le suivi recommandé.
De plus, cet outil de suivi des colis permet de regrouper des colis ensemble et de générer un code-barres unique pour tout le groupe. En scannant ce code unique, le statut de tous les colis du groupe peut être modifié en un seul scan, simplifiant ainsi le suivi des colis et la gestion des livraisons groupées.
LA GESTION INTELLIGENTE DES TOURNÉES POUR DES LIVRAISONS ÉCONOMIQUES
Les responsables peuvent également configurer TrackInside pour attribuer automatiquement des colis à des navettes spécifiques. Ainsi, le personnel de la salle de courriers (Mailroom) n’a plus qu’à générer un bordereau de livraison listant les colis à livrer ensemble, ce qui réduit les coûts en minimisant le nombre de trajets nécessaires pour les livraisons.
TrackInside permet également de définir des consignes automatiques qui détectent certains objets sensibles automatiquement dès leur saisie dans le système. Cela permet de lancer automatiquement un processus de livraison spécifique pour ces colis, ce qui optimise encore davantage les activités de gestion des colis et la traçabilité des objets sensibles.
LE PORTAIL DESTINATAIRE À VOTRE SERVICE
En offrant un portail destinataire aux collaborateurs, TrackInside leur permet de vérifier le statut actuel et passé de leurs colis. Cette fonctionnalité libère le temps du personnel du centres des courriers, qui n’a plus à répondre aux questions sur la localisation des colis et des courriers par téléphone.
UNE TRAÇABILITÉ INÉGALÉE AVEC HISTORIQUE COMPLET DES COLIS
Un autre avantage important de ce logiciel de traçabilité est sa capacité à conserver un historique complet de toutes les actions effectuées sur un colis jusqu’à sa livraison finale. Bien souvent, les employés qui cherchent un équipement reviennent à la salle des courriers quelques mois après la livraison d’un colis pour retrouver le collaborateur qui a reçu le colis afin de pouvoir commencer leur recherche pour cet équipement. C’est pourquoi il est important de conserver un historique de toutes les actions effectuées sur un colis jusqu’à sa livraison finale. TrackInside facilite ce travail en conservant tous ces enregistrements, y compris toutes les notes, les fichiers, les images et les signatures capturées lors du processus de livraison, offrant ainsi une transparence totale sur le mouvement des objets sensibles et des colis au sein de l’entreprise.
ADAPTEZ LE SUIVI DE COLIS À VOS BESOINS
TrackInside propose des champs et des listes libres à utiliser que le personnel de la salle de courrier peut utiliser pour saisir des informations spécifiques au flux commercial de l’organisation. Des libellés des champs sur la page de Réception peuvent être modifiées. De plus, l’administrateur système peut facilement masquer certains champs pour un profil d’utilisateur spécifique. La flexibilité de ce logiciel de gestion des colis s’étend également à ses applications web et mobiles. Les paramètres configurés dans l’application web sont instantanément synchronisés avec l’application mobile, offrant une gestion fluide et efficace à tous les niveaux, que ce soit pour le suivi d’un colis envoyé de la belgique ou localisation d’une lettre recommandée.
PERSONNALISATION ET AUTOMATISATION DES STATUTS ET NOTIFICATIONS
L’administrateur du système peut créer des statuts personnalisés pour suivre les opérations spécifiques de l’entreprise. De plus, il peut configurer l’envoi d’e-mails aux expéditeurs, aux destinataires, au personnel de la salle de courrier ou à toute autre adresse e-mail lorsqu’un statut particulier est affecté à un colis. Il peut également définir le changement automatique du statut du colis en un autre statut s’il n’est pas livré dans un délai déterminé. Par exemple, si le colis n’est pas livré dans les 24 heures suivante la réception, le statut du colis sera automatiquement défini comme « livraison en retard » et des e-mails seront envoyés au destinataire et au personnel de la salle de courrier.
UN SUIVI DES COLIS ININTERROMPU, MÊME HORS LIGNE
L’application mobile TrackInside fonctionne également en mode hors connexion. Le personnel du centre de courriers peut l’utiliser sans avoir besoin d’une connexion Internet. Après avoir livré tous les colis, le personnel du centre de courriers peut connecter le PDA à Internet et toutes les données concernant les colis, telles que leurs statuts, les signatures et les images capturées lors de la livraison, etc., seront synchronisées et envoyées au serveur.
ANALYSE SIMPLIFIÉE GRÂCE À DES RAPPORTS PERSONNALISÉS
Les rapports personnalisés sont un autre atout de TrackInside. Le personnel du centre des courriers peut facilement créer des rapports personnalisés et extraire des données au format PDF, CSV et Excel, ce qui facilite l’analyse des tendances et l’identification des contraintes majeures dans le processus.
GESTION INTUITIVE DES CASIERS DE COLIS AVEC TRACKINSIDE
La connexion facile aux casiers connectés est un autre avantage majeur de TrackInside. Il permet d’envoyer facilement des informations sur les colis aux casiers de colis et de recevoir des mises à jour d’état de ces derniers.
LA SÉCURITÉ DES DONNÉES AU SOMMET DE LA PRIORITÉ
Enfin, ce logiciel de traçabilité offre un haut niveau de sécurité pour les données sensibles des utilisateurs. Des tests de vulnérabilité annuels garantissent la protection des informations personnelles telles que les adresses de contact et les fonctions au sein de l’entreprise.
En conclusion, TrackInside s’impose comme la solution incontournable pour optimiser le service courrier-logistique des entreprises multi-sites. Grâce à ses fonctionnalités avancées comme le regroupement des colis et des objets sensibles, la signature numérique, la planification des livraisons et l’enregistrement des objets, sa flexibilité, son suivi en temps réel détaillé des flux entrants, circulants et sortants, et sa sécurité renforcée, cette plateforme modulaire de distribution facilite la gestion des colis et des livraisons, permettant ainsi aux entreprises de gagner en efficacité, en transparence, en dématérialisation, en réduction des erreurs et en satisfaction client pour les transferts de responsabilité intra-entreprise.
